2010/03/22

文書作成環境を整える

文書テンプレート使って文書の作成を開始する前に、文書作成環境を整えましょう。本ブログでは、5つの文書作成環境の整備方法をご紹介します。必要に応じて機能を利用してください。

・ 編集記号の表示(図 1の①)
編集記号の表示とは、段落記号や改ページ・セクション等の記号を表示する機能です。編集記号を表示しておくことにより、あらゆる記号が視覚的に判断できるようになります。

・ クイックアクセスツールバーのスタイル表示(図 1の②)
クイックアクセスツールバーのスタイル表示とは、クイックアクセスツールバーをカスタマイズし、スタイルを表示する方法です。クイックアクセスツールバーへ表示しておくことにより、現在選択している段落のスタイル名を確認できたり変更することが可能となります。

・ 見出しマップ(図 1の③)
見出しマップとは、文書中のアウトライン構成を表示する機能です。見出しマップ内のアウトライン項目を選択すれば、目的のアウトラインへ移動することが可能となり、長文の文書や複雑な構成の文書を作成する際、効率的に作業することが可能となります。

・ 文字列表示範囲枠(図 1の④)
文字列表示範囲枠とは、文字列を表示する範囲と余白範囲の境界線を表示する枠です。文字列表示範囲枠を表示しておくことにより、視覚的に余白範囲が把握できるため、例えば図表を貼り付ける際には、設定した余白内に配置することが簡易に行えます。

・ フィールドの網掛け表示(図 1の⑤)
フィールドの網掛け表示とは、文書内に設定した相互参照等のフィールド部分を網掛け(グレー背景)で表示する機能です。網掛け表示しておくことにより、フィールド部分と文章を視覚的に見分けることが可能となります。
図 1

それぞれの設定方法は、以下のように行います。

設定方法:
・ 編集記号の表示
1) [ホーム]タブの[段落]グループ内の[編集記号の表示/非表示]をオンにします(図 2)。
図 2

2) 編集記号(タブ記号/改ページ/セクション等)が文書中に表示されます(図 3)。
図 3

・ クイックアクセスツールバーのスタイル表示
1) クイックアクセスツールバー上で右クリックし、[クイックアクセスツールバーのカスタマイズ]を選択します(図 4)。
図 4

2) Wordのオプション画面から[基本的なコマンド]を選択し、[スタイル]を追加します(図 5)。
図 5

3) クイックアクセスツールバーにスタイルが表示されます(図 6)。
図 6

・ 見出しマップ
1) [表示]タブの[表示/非表示]グループから[見出しマップ]を選択します(図 7)。
図 7

2) 見出しマップが表示されます(図 8)。
図 8

・ 文字列表示範囲枠/フィールドの網掛け表示
1) Officeボタン(丸いボタン)から[Wordのオプション]を選択します(図 9)。
図 9

2) 「文字列表示範囲枠を表示する」にチェックします。フィールドの網掛け表示は、常に網掛け表示したい場合、「表示する」を選択し、フィールドを選択時のみ網掛け表示したい場合、「選択時のみ表示する」を選択します(図 10)。
図 10

3) 文字列表示範囲枠/フィールドの網掛けが表示されます(図 11)。
図 11

以上で文書作成環境の整備は終了です。

次回は文書の構造となる「アウトラインを作成する」を行っていきます。

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