2010/03/30

PDF化する

最後にWord 2007の機能を利用し、作成した文書をPDF化していきます。
本ブログでは例として、本ブログの内容を用いてPDF化していきたいと思います。

設定方法:
1) Officeボタン(丸いボタン)の[名前を付けて保存]から[PDFまたはXPS]を選択します(図 1)。
図 1

2) PDFまたはXPS形式で発行画面から保存先を指定します(図 2)。PDFファイルにブックマークを作成したい場合、[オプション]から[次を使用してブックマークを作成]にチェックを入れます(図 2)。
図 2

3) PDFの発行を行うとPDFファイルが作成され、作成されたPDFファイルが開きます(図 3)。
図 3

4) しおりボタン(図 4の赤枠)を選択すると、しおりパネルが表示されます。
図 4

5) しおりを選択すると、Wordの見出しマップ同様に該当箇所へページが移動します(図 5)。
図 5

6) [ファイル]の[プロパティ]もしくは[Ctrl + D]を選択し、[文書のプロパティ]画面を開くと、Wordで設定した文書プロパティがPDFファイルにも設定されていることが確認できます(図 6)。
図 6

以上でWord 2007の機能を利用したPDF化が終わりました。
なお、Adobe® PDF Maker(Adobe® Acrobatインストール時にOfficeへ追加されるアドイン)を利用すると、文書内に設定されている相互参照をリンクとして作成することも可能です。

今回で「文書テンプレートを使った文書作成」は終了です。
次回からは、これまでの「文書テンプレートを使った文書作成」をより効率的に操作するための製品「Authoring Pro」を用いた、「Authoring Proの活用方法」をご紹介していきます。

「Authoring Pro 無償版」は、以下からダウンロード可能です。

2010/03/29

その他の操作

今回は文書テンプレート以外の機能で、文書作成に必要な操作の紹介を行っていきます。

・ 改ページを挿入する
文章作成中、次のページから文章を書きだしたい時によくやってしまいがちなのが、「連続Enterで次のページまで送る」という操作ですが、この操作を行ってしまうと後から文書の内容が変わり、行ずれが発生すると再修正の手間が発生してしまいます。
次のページから文章を書きだしたい時は、改ページ機能を利用して、後から再修正するような作業は減らしましょう。
改ページの挿入方法は、こちらを参照してください。

・ 異なる向きのページを挿入する
Wordでは、セクションを利用することにより文書内に縦向きページ/横向きページを混在させて文書を作成することが可能です。
多くの図表を含むような文書では縦横ページが混在した文書になることが多いので、操作方法を知らない方は是非覚えておいてください。
異なる向きのページを挿入する方法は、こちらを参照してください。

・ ヘッダー/フッターを編集する
文書タイトルや通しページ等の内容を挿入する用途でよく利用されるヘッダー/フッター。
セクション毎に管理されているヘッダー/フッターは、セクション毎に内容を変えたり、セクション内でも先頭ページのみ別指定する等、詳細な指定が可能です。
ヘッダー/フッターの編集方法は、こちらを参照してください。

・ 図表番号にラベルを登録して利用する
図表の通し番号や図表に対する相互参照を付けるために利用される図表番号ですが、デフォルトで登録されている「図」や「表」以外のラベルも登録して利用することが可能です(例えば「付録」や「Table」等)。
図表番号にラベルを登録して利用する方法は、こちらを参照してください。

・ フィールド更新
フィールドで作成される相互参照や目次等は、参照先の見出しやページ番号を表示しますが、文書の構成やページ数が変化すると表示されている内容が正しくなくなる場合があります。
文書の構成やページ数が変化した後でも正しく表示したい場合に行うのがフィールド更新です。
フィールド更新方法は、こちらを参照してください。

・ 文書プロパティの設定
文書プロパティは、設定したプロパティ情報を後から検索で利用したり、PDF化した際の文書プロパティに用いる等で利用することが可能です。
また、例えば文書を社外等に公開する場合、文書プロパティも同時に公開されるため、誤って公開してはいけない情報が入っていないか等、公開前には必ず確認を行っておきましょう。
文書プロパティの設定方法は、こちらを参照してください。

以上の操作を必要に応じて行い、文書を完成させましょう。

次回は、文書作成の最後にWordファイルのPDF化を行います。

2010/03/28

表紙を挿入する

文書テンプレートで作成した表紙パーツを利用して、表紙の挿入を行います。
本ブログでは例として、本ブログの内容を用いて表紙を挿入していきたいと思います。

設定方法:
1) [挿入]タブの[表紙]を選択します(図 1)。なお、表紙は必ず先頭ページに挿入されるため、事前に挿入箇所へカーソルを移動しておく必要はありません。
図 1

2) 文書テンプレートの表紙パーツ[標準の表紙]を選択します(図 2)。
図 2

3) 表紙が挿入されました(図 3の赤枠)。
図 3

4) 表紙に必要な情報を入力します(図 4の赤枠)。
図 4

表紙の挿入が終わりました。

次回は文書テンプレート以外の機能で、文書作成において必要となる操作の紹介を行っていきます。

2010/03/27

Authoring Pro マイナーバージョンアップのお知らせ

Authoring Proのマイナーバージョンアップ(Version 1.0.1)を行いました。
最新版は、以下からダウンロード可能です。


変更点は、以下になります。

■ プログラム
  • ヘッダー/フッターのコピー処理の「印刷時に同じ位置へコピーする」処理で正しくコピーできない不具合を修正。 
  • Word起動時に正しくリボンボタンアイコンが表示されない不具合を修正。 
  • Wordテンプレートファイル新規作成時に発生する不具合を修正。 
  • フィールド更新が正しく更新できない不具合を修正。 
  • 複数Wordファイルからの目次作成機能で、目次の対象となるファイルが開いていた場合に発生する不具合を修正。 
  • 特殊記号タブが別のテンプレートに表示されてしまう不具合を修正。 
  • フィールド更新のエラーチェックで、更新後の情報が「0」となった場合のエラー検知を追加。 
  • テンプレートで利用するアイコンファイルが削除されている場合に発生する不具合を修正。 
  • フィールド更新中に進捗メッセージが表示されなくなる不具合を修正。 
    ■ テンプレート
    • 段落番号/箇条書きスタイルの「次の段落のスタイル」を変更。 
    • 貼り付けの貼り付け形式へ「ビットマップ形式」を追加。 
    • 貼り付けのスタイルを削除。 
    • 「異なるページの向き」の表記を「異なる向きのページ」に統一。 
      ■ マニュアル
      • Authoring Pro ユーザーマニュアル改訂(Version 1.1) 
      不明点等は、こちらまでお問い合わせください。

      目次を挿入する

      文書テンプレートで作成した目次パーツを利用して、目次の挿入を行います。
      本ブログでは例として、本ブログの内容を用いて目次を挿入していきたいと思います。

      設定方法:
      1) 目次を挿入する箇所へカーソルを移動し、[参考資料]タブの[目次]を選択します(図 1)。
      図 1

      2) 文書テンプレートの目次パーツ[目次(見出し1~4)]を選択します(図 2)。
      図 2

      3) 目次が挿入されました(図 3の赤枠)。目次はフィールドで作成されるため、フィールドを網掛け表示設定にしている場合、背景が網掛け表示されます。
      図 3

      4) 目次挿入後にアウトラインを追加したりページ数が変化した場合は、[参考資料]タブから[目次の更新]を選択し、目次の更新を行います(図 4)。
      図 4

      5) 目次の更新画面(図 5)から更新したい内容を選択し、[OK]を選択すると自動的に目次の更新が行われます。
      図 5

      目次の挿入が終わりました。

      次回は文書へ「表紙を挿入する」を行っていきます。

      2010/03/26

      図表を挿入する(表の挿入)

      続いて、表の挿入を行います。表は、文書テンプレートの表パーツから挿入します。

      設定方法:
      1) [挿入]タブの[表]を選択します(図 1)。
      図 1

      2) [クイック表作成]から文書テンプレートの表パーツ[標準の表(6×4)]を選択します(図 2)。挿入する表は、用途に応じて適宜変更してください。
      図 2

      3) 選択した表パーツの表が挿入されました(図 3)。
      図 3

      4) 図表番号を挿入するため、図表番号の挿入を行いたい箇所にカーソルを移動させてから[参考資料]タブの[図表番号の挿入]を選択します(図 4)。
      図 4

      5) 図表番号画面から[ラベル]を[表]に設定し、[OK]を選択します(図 5)。
      図 5

      6) 図表番号が挿入されました(図 6)。
      図 6

      7) 図 7の赤枠内に作成した表 1の図表番号の「相互参照」を設定します。設定方法は、図の挿入の設定方法と同様です。
      図 7

      8) 相互参照を設定しました(図 8の赤枠)。
      図 8

      表の挿入と図表番号および相互参照の設定が終わりました。

      図表の挿入と同時に図表番号と相互参照を設定することは必ず必要ではないですが、設定しておくことにより、文書の読みやすさや相互参照部分をPDF化する際にリンク化できる等のアクセシビリティが向上します。
      また、参照先の図表番号が後から変わったとしても、相互参照のリンクは保たれるため、一度作成すれば後から再修正する等の手間を省くことができ、文書作成の効率化が図れます。

      次回は文書へ「目次を挿入する」を行っていきます。

      2010/03/25

      図表を挿入する(図の挿入)

      図表の挿入を行います。図表挿入時には、同時に図表番号と相互参照を設定することにより、文書のアクセシビリティ向上や文書作成の効率化を図ります。
      本ブログでは例として、本ブログの図表を挿入したいと思います。

      では、まず図の挿入から行います。図は、ファイルから挿入します。

      設定方法:
      1)  図を挿入する箇所へカーソルを移動し、[挿入]タブの[図]を選択します(図 1)。
      図 1

      2) 挿入する図を選択します(図 2)。
      図 2

      3) 選択された図が挿入されました(図 3)。
      図 3

      4) 図がずれている時やサイズが大きいときは、手動でインデントやサイズを変更します(図 4の赤枠は左インデントを0字に設定した例)。
      図 4

      5) 図表番号を挿入するため、図の下に1行段落を挿入し(図 5の赤枠)、図表番号の挿入を行いたい箇所にカーソルを移動させてから[参考資料]タブの[図表番号の挿入]を選択します(図 5)。
      図 5

      6) 図表番号画面から[ラベル]を[図]に設定し、[OK]を選択します(図 6)。
      図 6

      7) 図表番号が挿入されました(図 7)。図表番号スタイルは、段落の配置が「中寄せ」に設定されているため、中寄せに表示されます。
      図 7

      8) 次に図表番号を参照する「相互参照」を設定します。作成した図 1の図表番号を参照する箇所へカーソルを移動しておきます(図 8の赤枠内)。
      図 8

      9) [参考資料]タブの[相互参照]を選択します(図 9)。
      図 9

      10) 相互参照画面の[参照する項目]を[図]に変更後、[図表番号の参照先]と[相互参照の文字列]を選択し、[挿入]を選択します(図 10)。
      図 10

      11) 設定された相互参照が挿入されます(図 11の赤枠)。相互参照はフィールドで作成されるため、フィールドを網掛け表示設定にしている場合、背景が網掛け表示されます。
      図 11

      図の挿入と図表番号および相互参照の設定が終わりました。

      次回は、「表の挿入」を行っていきます。

      文書プロパティの設定

      文書プロパティの設定方法を紹介します。
      Wordの文書プロパティは、以下の情報をファイル内に保存でき、設定したプロパティ情報を後から検索で利用したり、PDF化した際の文書プロパティに用いる等で利用することが可能です。
      また、例えば文書を社外等に公開する場合、文書プロパティも同時に公開されるため、誤って公開してはいけない情報が入っていないか等、公開前には必ず確認を行っておきましょう。

      文書プロパティ情報:
      • 作成者
      • タイトル
      • サブタイトル
      • キーワード
      • 分類
      • 状態
      • コメント

      設定方法:
      1) Officeボタン(丸いボタン)の[配布準備]から[プロパティ]を選択します(図 1)。
      図 1

      2) ドキュメントのプロパティパネルが開きます(図 2の赤枠)。
      図 2

      3) 必要なプロパティを入力します(図 3)。
      図 3

      以上で文書プロパティの設定は終了です。

      2010/03/24

      文書を書く

      文書テンプレートで作成したスタイルを使いながら文章を書いていきます。文章に応じて文書テンプレートのスタイルを用いることにより、文書全体の体裁が統一され、きれいな文書の作成が可能となります。
      本ブログでは例として、本ブログの内容を用いて文章を作成していきたいと思います。

      設定方法:
      ・ 本文を書く
      1) 文章を作成する箇所へ[本文]スタイルを設定します(図 1)。既に設定されている場合は操作不要です。
      図 1

      2) 文章を作成します(図 2の上赤枠)。[本文]スタイルの10.5 ptよりもフォントサイズを小さくしたい場合、[本文 2]スタイル(9 pt)もしくは[本文 3]スタイル(8 pt)を利用します(図 2の下赤枠)。
      図 2

      ・ 段落番号を設定する
      1) 段落番号を設定する箇所へ[段落番号]スタイルを設定します(図 3)。設定を行うと、[段落番号]スタイルにはアウトラインが設定されているため、段落番号「1. 」が表示されます(図 3)。
      図 3

      2) 文章を作成します(図 4の中央赤枠)。文章を作成しEnterを押下すると、[段落番号]スタイルに設定されている次の段落のスタイル「本文インデント」が自動的に適用されます(図 4の上赤枠)。
      図 4

      3) 段落番号の子階層を設定する場合、[段落番号 2]/[段落番号 3]スタイルを利用すると、設定されているアウトラインの「(1)」「1)」が表示されます(図 5)。
      図 5

      ・ 箇条書きを設定する
      1) 箇条書きを設定する箇所へ[箇条書き]スタイルを設定します(図 6)。設定を行うと、箇条書き(●)が表示されます(図 6)。
      図 6

      2) 文章を作成します(図 7の中央赤枠)。文章を作成しEnterを押下すると、[箇条書き]スタイルに設定されている次の段落のスタイル「本文インデント」が自動的に適用されます(図 7の上赤枠)。
      図 7

      3) 箇条書きの子階層を設定する場合、[箇条書き 2]/[箇条書き 3]スタイルを利用すると、インデントが設定された状態で箇条書き(●)が表示されます(図 8)。
      図 8

      以上のように文章に応じてスタイルを用いることにより、文書全体の体裁が統一され、きれいな文書の作成が可能となります。

      次回は文書へ「図表を挿入する」を行っていきます。

      フィールドの更新

      フィールドの更新方法を紹介します。
      フィールドで作成される相互参照や目次等は、参照先の見出しやページ番号を表示しますが、文書の構成やページ数が変化すると表示されている内容が正しくなくなる場合があります。
      文書の構成やページ数が変化した後でも正しく表示したい場合に行うのがフィールド更新です。

      設定方法:
      1) 文書全体を選択(Ctrl + Aで全て選択)します(図 1)。
      図 1

      2) 選択範囲上で右クリックし、[フィールド更新]を選択します(図 2)。
      図 2

      3) 文書中に目次が含まれている場合、目次の更新画面が表示されるので、更新方法を選択して[OK]を選択します(図 3)。
      図 3

      4) フィールド更新が行われると、目次(図 4はページ数が増えたケース)や相互参照(図 5は表が増えたケース)等の表示が更新されます。
      図 4

      図 5

      以上でフィールド更新は終了です。